Apostilamento de Documentos: Tudo que você precisa saber

O apostilamento de documentos desperta grande interesse em pessoas que precisam validar e legalizar papéis para uso em outro país. Trata-se de um processo amparado pela Convenção da Haia, também chamada Convenção de 5 de outubro de 1961, que trouxe simplificações significativas para o reconhecimento de documentos entre as nações que a subscrevem. Esta convenção extinguiu, nesses casos, a exigência de legalização consular tradicional, permitindo uma aceitação internacional mais célere, graças à emissão de um certificado chamado Apostila.

Apostilamento de Documentos e a Convenção da Haia

O apostilamento surgiu como forma de simplificar o reconhecimento de documentos no exterior. Antes da adesão do Brasil à Convenção da Haia, havia a necessidade de percorrer repartições consulares para legalizar papéis que se tornariam válidos em outros países. Esse procedimento demorava muito tempo, além de ser oneroso e complexo.

A Convenção da Haia define que todos os países signatários reconheçam, mutuamente, um certificado chamado Apostila, emitido pelas autoridades competentes no Estado de origem do documento. Esse certificado é anexado ao papel (no caso de documentos físicos) ou adicionado em arquivo único (no caso de documentos eletrônicos), atestando a autenticidade de assinatura, selos e carimbos utilizados na elaboração do documento.

O Brasil passou a integrar a Convenção em 2016, momento em que os cartórios foram designados como autoridades apostilantes, gerando facilidades para quem precisa apresentar papéis válidos em outras partes do mundo. Também se criou um registro eletrônico para permitir a verificação internacional da autenticidade do documento.

Conceito de Apostila e Seu Alcance

A Apostila é um certificado de origem que comprova que determinado documento público, ou documento de natureza particular tornado público, tem assinatura, cargo, selo ou carimbo legítimos. Em outras palavras, a Apostila não atesta o conteúdo das informações, mas a validade das marcas que demonstram a autoridade do emissor.

Entende-se por documento público aquele que:

Tenha sido emitido por autoridade ou agente público vinculado a alguma jurisdição do Estado, incluindo aqueles oriundos de Ministério Público, escrivão judiciário, oficial de justiça etc.
Constitua ato notarial, como procurações lavradas em cartório, escrituras públicas, entre outras possibilidades.
Seja de natureza administrativa.
Apresente declarações oficiais em documentos particulares, desde que haja registro ou reconhecimento de assinatura em cartório.

O apostilamento é, portanto, um procedimento restrito a papéis reconhecidos como dotados de fé pública, seja pela via oficial, seja pelo reconhecimento notarial.

Documentos que Podem e Não Podem Ser Apostilados

Para compreender melhor o âmbito de aplicação do apostilamento, é essencial esclarecer quais documentos são aceitos.

Podem ser apostilados:

Certidões de nascimento, casamento, óbito ou qualquer outro documento oficial do registro civil;
Atos notariais, como escrituras, procurações públicas, testamentos lavrados em cartório;
Declarações oficiais, como atestados, certidões administrativas ou judiciais;
Diplomas e históricos escolares de instituições de ensino público ou reconhecidas oficialmente;
Contratos e demais documentos particulares, desde que haja reconhecimento de firma pelo cartório;
Certificações de órgãos governamentais que exijam reconhecimento de assinatura ou selo oficial.

Não podem ser apostilados:

Documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares (por exemplo, uma certidão fornecida diretamente por embaixada estrangeira).
Papéis relacionados a operações mercantis ou alfandegárias para os quais a legalização já fosse dispensada por tratados internacionais ou acordos prévios.
Qualquer documento destinado a um país que não seja signatário da Convenção da Haia (nesses casos, o procedimento de legalização via Ministério das Relações Exteriores permanece).
Documentos que não tenham assinatura, cargo, carimbo ou qualquer elemento que possa ser verificado por meio do reconhecimento de firma ou validação de autoridade competente no território brasileiro.

Efeitos Práticos do Apostilamento

A Apostila comprova apenas a veracidade da assinatura e/ou selo constante no papel. Não faz qualquer juízo de valor sobre o teor do documento, nem sobre a validade das informações ali contidas para fins específicos. Por exemplo, quando se apostila uma certidão de casamento, está sendo atestado que a assinatura do oficial ou do cartório emissor é legítima, mas isso não prolonga prazos de validade nem garante mudanças no conteúdo do registro.

Caso o documento precise ser utilizado em outro idioma, muitas vezes o país de destino exige tradução juramentada. Essa tradução deve ser feita por um tradutor oficial no Brasil, se a finalidade for apresentação para órgãos brasileiros, ou por profissionais que atendam aos critérios do país onde o documento será apresentado, caso esteja sendo enviada a outro local. A Apostila não substitui a tradução, mas, em contrapartida, simplifica o reconhecimento oficial do documento.

Vantagens de Solicitar Segunda Via de Certidão Online

Em várias situações, é necessário apresentar certidões atualizadas para processos como pedido de cidadania estrangeira, casamento fora do país, estudos ou trabalho em outra nação signatária da Convenção da Haia. Em geral, alguns países estabelecem que a certidão deve ter sido emitida há no máximo 90 ou 180 dias, dependendo das regras locais.

Para evitar deslocamentos até o cartório de origem e para reduzir a burocracia, tornou-se muito mais simples solicitar uma segunda via através de serviços online. A plataforma Documento no Brasil que oferece esse tipo de soluão, viabilizando a emissão de certidões de nascimento, casamento ou óbito, entre outras, de forma segura e prática.

Entre os benefícios desse serviço de solicitação de certidão online, destacam-se:

Comodidade: Não é preciso comparecer fisicamente ao cartório onde se encontra o registro.
Economia de tempo: O pedido é feito em poucos minutos, e o documento chega em um prazo otimizado, sem a necessidade de filas.
Segurança: Os sistemas contam com verificação de dados que garantem a autenticidade das informações solicitadas.
Possibilidade de envio ao exterior: Quem está em outro país pode solicitar a certidão atualizada e recebê-la onde estiver, evitando viagens onerosas.

Assim, a segunda via atualizada de uma certidão pública se torna a melhor garantia de que será aceita pelas autoridades estrangeiras, sobretudo quando segue acompanhada de um apostilamento emitido em cartório.

Como Funciona o Apostilamento no Cartório

O processo de apostilamento inicia-se com a apresentação do documento ao cartório credenciado como autoridade apostilante. O responsável do cartório verifica:

Se o documento é público ou se a firma do signatário já se encontra reconhecida (no caso de documentos privados);
Se o selo, carimbo ou assinatura condiz com os registros oficiais;
Se existem informações suficientes para a emissão da Apostila.

Sendo confirmada a legitimidade, é produzida uma etiqueta ou página adicional que fica anexa ao documento, contendo o certificado (Apostila) com dados referentes à origem do documento, ao cartório emissor e ao código de validação (geralmente um QR Code ou código alfanumérico).

Essa Apostila também é registrada em um sistema eletrônico, o que permite que órgãos estrangeiros verifiquem virtualmente a procedência do certificado. Dessa forma, ganha-se transparência e segurança no manuseio de documentos.

Existe a possibilidade de apostilar cópias autenticadas, além de documentos originais. Em alguns casos, para maior segurança, a recomendação é manter o original guardado e apresentar apenas a cópia autenticada e apostilada em outro país, mas isso dependerá das exigências do destino.

Apostilamento de Documentos Digitais

Nos últimos anos, ocorreu a atualização dos normativos que regulamentam o apostilamento de documentos digitais. Se um documento for nato-digital (ou seja, produzido originalmente em meio eletrônico, com assinatura digital e certificação apropriada), o cartório pode emitir a Apostila em formato igualmente eletrônico.

Nesse cenário, o solicitante envia o arquivo digital ao cartório, que verifica a autenticidade da assinatura eletrônica por meio de sistemas de certificação. Ao concluir a checagem, é gerado um arquivo em PDF (ou outro formato seguro) que contém tanto o documento quanto a Apostila, registrados em sequência. O documento resultante recebe a assinatura eletrônica do notário responsável pelo apostilamento, tornando-se, assim, válido internacionalmente nos países signatários.

Esse procedimento poupa o gasto de imprimir o documento para depois apostilá-lo em papel, tornando-se mais sustentável e eficiente, desde que o país de destino aceite arquivos eletrônicos. Uma vez no exterior, a verificação do documento digital ocorre de maneira análoga à dos documentos físicos, por meio do QR Code ou do código alfanumérico que direciona à base de dados do cartório emissor.

Validade da Apostila e Traduções

A Apostila não tem prazo de validade em si. Uma vez emitida, permanece válida indefiidamente como certificação de autenticidade daquele documento. Porém, alguns documentos podem ter datas de expiração ou prazos de aceitação limitados (como certas certidões ou atestados). Nesse caso, se a regra estrangeira exigir uma certidão de até 90 dias, por exemplo, não adiantará ter uma Apostila em um documento mais antigo.

Além disso, o apostilamento não substitui a necessidade de tradução quando o idioma do destino for diferente do idioma em que o documento está redigido. Em muitos países, o documento apostilado é aceito, mas se exige a apresentação de uma tradução juramentada para que as autoridades competentes possam compreender o teor.

No Brasil, documentos estrangeiros, mesmo apostilados, precisam de tradução juramentada feita em território nacional para surtir efeitos legais, de acordo com o que determina o Código de Processo Civil e normativas correlatas.

Apostilamento e Legalização Consular

O apostilamento substituiu a necessidade de legalização consular tradicional exclusivamente nas relações entre os países que aderiram à Convenção da Haia. Portanto, se o documento for destinado a alguma nação que não subscreveu o acordo, ainda é obrigatório cumprir o método antigo de legalizar papéis via Ministério das Relações Exteriores (MRE) e, na sequência, no consulado do país de destino.

Nos casos em que não há clareza se determinada nação faz ou não parte da Convenção, é aconselhável consultar a lista atualizada de signatários fornecida pelos sites oficiais ou diretamente no portal do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Essa verificação evita despesas desnecessárias ou procedimentos inadequados.

Situações em que o Apostilamento é Essencial

A procura pelo apostilamento tende a ocorrer em algumas circunstâncias típicas:

Solicitação de cidadania estrangeira: Certidões de nascimento, casamento e óbito são exigidas atualizadas e apostiladas para provar vínculos familiares.
Vistos de estudo ou trabalho: Instituições de ensino e empresas internacionais com frequência solicitam diplomas, históricos escolares ou certidões apostiladas como pré-requisito para admissão ou contratação.
Casamento fora do Brasil: Para formalizar casamentos em outros países, autoridades estrangeiras podem requerer a certidão de solteiro, nascimento ou averbações apostiladas.
Negócios e contratos internacionais: Documentos societários, procurações ou contratos comerciais exigem o selo de autenticidade para ter validade em outro Estado.
Validação de documentos estrangeiros no Brasil: Nesse caso inverso, o apostilamento deve ter sido feito no país de origem, permitindo que a pessoa utilize o documento apostilado em território brasileiro (embora possa ser necessária a tradução juramentada).

Custos e Prazos

O custo para apostilar documentos, em geral, corresponde ao valor de uma Procuração Sem Valor Declarado, de acordo com a tabela de emolumentos do estado onde o cartório opera. Cada estado tem autonomia para fixar seus preços dentro das diretrizes legais.

Há custos adicionais que podem incidir, como o reconhecimento de firma no caso de documentos particulares, a emissão de cópias autenticadas ou a tradução juramentada (se for exigida pelo destino).

Quanto aos prazos, a regulamentação prevê que o cartório deve emitir a Apostila em até cinco dias úteis a partir do momento em que a solicitação foi formalizada. Em muitos lugares, esse período pode ser menor, mas depende da demanda local.

A importância de Verificar Tratados Bilaterais

Existem países que mantêm acordos bilaterais com o Brasil que dispensam completamente a legalização consular ou a exigência de Apostila, mesmo após o país ter aderido à Convenção da Haia. A França, por exemplo, possui mecanismos que possibilitam a aceitação de certos documentos brasileiros sem passar por apostilamento.

Por isso, recomenda-se consultar a representação consular do país de destino para descobrir se há acordos específicos que simplificam ainda mais o processo de reconhecimento de documentos. Essa verificação prévia pode evitar gastos e etapas desnecessárias.

Recomendações para um Apostilamento Bem-Sucedido

Para realizar o apostilamento com tranquilidade, seguem algumas recomendações úteis:

Checar previamente se o país de destino faz parte da Convenção. Caso não seja, o método de legalização consular tradicional permanece aplicável.
Verificar se o documento está atualizado. Certidões antigas podem não ser aceitas, por isso é indicado solicitar segunda via para que a data de emissão esteja dentro do prazo exigido.
Conferir se o cartório escolhido está credenciado como autoridade apostilante. Em regra, qualquer notário ou registrador habilitado pode efetuar o apostilamento, mas é aconselhável certificar-se disso antes de iniciar o processo.
Observar possíveis exigências de tradução. Se o destino requer documentos em outro idioma, convém providenciar a tradução juramentada após ou, se necessário, antes do apostilamento, dependendo das orientações do país receptor.
Manter o documento em bom estado. Se houver rasuras ou danos que comprometam a leitura das informações, o cartório pode se recusar a efetuar o procedimento até que exista uma versão legível do documento.

Solicitação de Segunda Via de Certidão Atualizada

Quando se necessita de uma certidão com data recente, seja para fins de cidadania, casamento, visto ou qualquer outro processo que exija um documento válido e atualizado, o serviço online prestado pela plataforma Documento no Brasil vem ganhando destaque.

Por meio desse serviço, os interessados podem:

Solicitar segunda via de certidões de nascimento, casamento, óbito, entre outras;
Confiar em uma equipe especializada que busca o documento no cartório responsável, garantindo a legalidade do processo;
Receber o documento em seu endereço no Brasil ou no exterior;
Economizar tempo e deslocamentos onerosos.

Depois de obter a certidão atualizada, basta ir a um cartório para proceder ao apostilamento, quando necessário. Esse processo combinado (solicitação online e posterior apostilamento) costuma facilitar a rotina de quem precisa apresentar documentos em outros países.

Perguntas Frequentes (FAQ)

A seguir, há uma lista de questões recorrentes sobre apostilamento, com respostas diretas e objetivas que podem esclarecer grande parte das dúvidas que surgem no dia a dia.

O que é Apostila?
A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, anexado a um documento público para atestar a legitimidade da assinatura, cargo ou selo da autoridade que o expediu.

Quais são os efeitos da Apostila?
Ela atesta a veracidade das assinaturas, selos ou carimbos, mas não confirma o conteúdo do documento, nem prolonga a validade de certidões que tenham prazo determinado.

Que tipo de documento pode ser apostilado?
Podem ser apostilados documentos públicos ou de natureza particular que tenham sido reconhecidos por notário ou autoridade pública competente, como certidões, documentos administrativos, atos notariais, declarações oficiais em papéis particulares, entre outros.

Que documentos não se enquadram no apostilamento?

Documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares;
Papéis relacionados a operações mercantis ou alfandegárias para os quais a legalização nunca foi exigida;
Documentos destinados a países não integrantes da Convenção da Haia, onde prevalece o processo de legalização consular tradicional.

É sempre exigido apostilar um documento para apresentá-lo no exterior?
Não. Alguns países possuem tratados com o Brasil que dispensam a legalização ou o apostilamento. Convém sempre consultar a representação consular do país de destino para verificar a necessidade.

O documento apostilado precisa ser o original?
Não. Cópias autenticadas podem ser apostiladas, desde que validadas em cartório.

É possível solicitar o apostilamento por correio?
Alguns cartórios aceitam essa modalidade, mas cada um tem regras próprias. Geralmente, é mais seguro enviar o documento para alguém de confiança que possa comparecer pessoalmente.

Consulados brasileiros no exterior oferecem o serviço de apostilamento?
Não. Esse serviço é prestado somente pelas autoridades apostilantes em território brasileiro (os cartórios credenciados).

Como proceder com um documento estrangeiro que precisa ser reconhecido no Brasil?
Se o documento foi emitido em outro país, o apostilamento deve ser feito no local de origem. Depois de apostilado, pode ser exigida a tradução juramentada para uso em território nacional.

Há mudança nos trâmites de equivalência de estudos realizados no exterior?
Os diplomas ou certificados estrangeiros devem ser apostilados no país que os emitiu. No Brasil, a validação segue o procedimento normal exigido pelas instituições competentes, com eventual necessidade de tradução juramentada.

É necessário encaminhar o documento apostilado ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil?
Não. Com a Convenção da Haia, dispensa-se a legalização via Itamaraty para os países signatários.

A Apostila tem validade determinada?
Ela não expira, mas não estende a validade de documentos que, porventura, tenham prazo limite.

A Apostila extingue a legalização consular?
A Apostila substitui a legalização diplomática apenas para países que aderiram à Convenção. Se o país destinatário não for signatário, a legalização consular tradicional permanece necessária.

Qual o custo para apostilar um documento?
Varia conforme a tabela de emolumentos de cada estado, mas costuma corresponder ao valor da Procuração Sem Valor Declarado na região.

Podem ser apostilados documentos sem assinatura?
Não. Se houver assinatura somente digital, ainda assim é preciso que o cartório possa validá-la. No caso de certidões digitalmente assinadas, o notário realiza o reconhecimento apropriado antes de emitir a Apostila.

Há obrigatoriedade de levar o documento ao cartório do estado de origem?
Não necessariamente. O cartório apostilante precisa apenas reconhecer a firma, selo ou carimbo do emissor. Alguns estados contam com sistemas integrados que possibilitam a validação de assinaturas de outros lugares.

Vários documentos exigem várias Apostilas?
Sim. Cada documento, se tiver assinaturas distintas ou finalidades diferentes, demanda sua própria Apostila. Em alguns países, é admitida uma única Apostila para um conjunto de documentos emitidos pela mesma autoridade, mas isso depende das regras do local.

Documentos estrangeiros já legalizados antes de 2016 continuam válidos?
Sim. São considerados atos jurídicos perfeitos. Caso as autoridades estrangeiras ainda aceitem esse tipo de legalização, não é obrigatório apostilar novamente, salvo se houver exigência do país receptor.

É possível apostilar um documento estrangeiro em território brasileiro?
Não. Só podem ser apostilados no Brasil os documentos produzidos em solo nacional. Documentos estrangeiros devem ser apostilados no país onde foram emitidos.

Qual o procedimento para solicitar cidadania estrangeira na vigência da Convenção da Haia?
Deve-se seguir as orientações da autoridade estrangeira que trata do processo de cidadania. Em geral, as certidões brasileiras atualizadas são apostiladas e apresentadas ao país de destino, podendo haver também a necessidade de tradução.

Traduções feitas por tradutores oficiais no exterior serão aceitas no Brasil?
Em regra, não. A legislação brasileira exige tradução juramentada feita por um tradutor público no Brasil, caso o documento vá produzir efeitos em território nacional.

Como um órgão estrangeiro verifica a autenticidade da Apostila brasileira?
É feita por meio do QR Code ou do código alfanumérico incluído na Apostila, que remete à base de dados do cartório. Dessa forma, as autoridades estrangeiras conseguem confirmar os detalhes do documento.

Existe prazo máximo para o cartório emitir a Apostila?
Sim. Geralmente, o prazo não pode exceder cinco dias úteis, conforme normas do Conselho Nacional de Justiça.

Qualquer cartório pode emitir Apostilas?
Desde que o notário ou registrador esteja cadastrado e capacitado, é possível proceder ao apostilamento, independentemente de especialização.

É necessário ir a Brasília para o apostilamento?
Não. Basta procurar um cartório em qualquer unidade da Federação que esteja habilitado para a emissão da Apostila.

Como reconhecer no Brasil um documento que foi apostilado no exterior?
Se o documento estiver apostilado em um país signatário, basta apresentá-lo às autoridades brasileiras. Dependendo do caso, será pedida tradução juramentada para viabilizar sua aceitação.

É possível apostilar documentos pela internet?
Sim, no caso de documentos assinados eletronicamente (nato-digitais). O cartório gera uma Apostila eletrônica anexada ao próprio arquivo, assinada digitalmente pela autoridade competente.

Considerações Finais

O apostilamento de documentos tem sido um elemento-chave para simplificar as relações internacionais. Com a Convenção da Haia, as formalidades foram reduzidas, resultando em processos mais ágeis e seguros para a apreentação de documentos em outros países signatários.

Apesar de toda a facilidade trazida pelo apostilamento, é importante lembrar que o processo não dispensa outras exigências do país de destino, como traduções juramentadas e prazos de validade específicos. Também existe a possibilidade de a nação estrangeira já possuir um tratado bilateral com o Brasil, o que pode eliminar a necessidade de legalização ou de Apostila em determinadas situações.

Para os casos em que é indispensável possuir uma certidão atualizada, a alternativa de adquirir a segunda via por meio do serviço de certidão online no site Documentos do Brasil mostra-se bastante vantajosa. Após receber o documento em mãos, o interessado pode dirigir-se a um cartório para proceder ao apostilamento, concluindo o processo de modo prático, rápido e confiável.

Com as informações apresentadas, busca-se fornecer um panorama abrangente e seguro sobre o apostilamento no cartório, incluindo a finalidade, os documentos aptos a esse procedimento e as exigências para ser aceito internacionalmente. Ao se manter atento às regras estabelecidas pela Convenção da Haia, às exigências de tradução e à necessidade de documentos atualizados, torna-se possível navegar por esse trâmite com segurança e tranquilidade, garantindo, assim, a validade dos documentos em diversos países que participam desse tratado.