A ficha cadastral com certeza é uma das etapas mais importantes para a organização administrativa de uma empresa, principalmente quando o assunto são vendas.
Para uma empresa ser bem vista no mercado, é necessário um conjunto de passos essenciais e um deles é a organização. Não basta a empresa ter ótimos produtos e bons funcionários, se ela não é organizada. Prestar bons serviços e ter um bom marketing que atraia o público, é importante, porém, mais importante que isso é preservar a sua clientela.
Mas afinal, como faço para manter meus clientes?
É bem simples, o primeiro passo é criar uma ficha de cadastro, com ela você já começa a conhecer melhor o seu público e assim o relacionamento é cultivado e conquistado.
O que é uma ficha cadastral de uma empresa?
Basicamente, a ficha de cadastro é uma maneira que as empresas possuem de manter as informações dos clientes organizadas, seja ela em um arquivo ou banco de dados, porém não é só dos clientes que é preciso ter esses dados, obter uma ficha de cada funcionário também é muito importante.
A ficha cadastral pode ser realizada virtualmente ou de forma física, geralmente é solicitada e pode ser utilizada em toda empresa, se necessário.
Com a ficha cadastral preenchida tudo fica mais fácil, pois ela pode ser utilizada para realizar contatos telefônicos, enviar correspondências, entrar em contato via e-mail, emitir uma fatura e nota fiscal, entre outros assuntos.
E para que serve uma ficha cadastral?
A ficha cadastral pode ser usada em vários momentos distintos e possui diversas particularidades. Há vários objetivos quando a ficha de cadastro é criada, veja abaixo alguns deles:
- Fazer com que o cliente tenha um melhor relacionamento com a empresa;
- Auxiliar para que a pessoa esteja habilitada para realizar operações que são necessárias para validações, e ações como comprar, contratar ou até mesmo realizar empréstimos;
- Realizar o registro das informações da clientela para futuras compras, seja de produtos e/ou serviços;
- Ajudar a comprovar informações;
- Quando for realizar prospecções futuras, é muito importante ter informações para que possam ser utilizadas na identificação de novos clientes e/ou fornecedores;
- Realizar pagamento dos funcionários e verificar informações quando necessário, entre outros.
Por que é importante que uma empresa tenha fichas cadastrais?
Ter o controle dos dados dos clientes é crucial para um bom relacionamento, não importa qual seja o tamanho do seu negócio e em qual nicho você atue, afinal, para que a sua empresa tenha uma boa organização e esteja por dentro do seu público-alvo, essa ferramenta é muito importante.
O foco da realização desses cadastros é conhecer melhor as pessoas que frequentam o mesmo ambiente que você, possuem o mesmo interesse e até mesmo trabalham neste ramo. A criação de fichas cadastrais também é muito importante para a comunicação e captação.
Em uma ficha cadastral você consegue obter muitos dados essenciais, principalmente com relação a faixa etária, métodos de comunicação, tipo de gênero, o que compram e consomem em datas comemorativas, entre outros assuntos. Ou seja, por meio desses dados é possível gerar estratégias melhores e ter foco na maximização de resultados.
Portanto, quando a ficha cadastral é bem elaborada, muito se pode fazer com ela.
Informações essenciais para uma ficha de cadastro
Na hora de montar uma ficha de cadastro, algumas informações são cruciais e não podem ser deixadas de lado em hipótese alguma, são elas:
- Nome completo;
- Endereço;
- CPF;
- Sexo;
- Data de nascimento;
- E-mail e telefone.
As informações acima são apenas as essenciais, mas para que você tenha uma ficha mais completa e que ajude melhor na sua empresa, é preciso que você possua mais dados, adicionando por exemplo a frequência que o cliente compra, histórico de compras, produtos e serviços preferidos, entre outros assuntos, como a profissão e seus hobbies, que também podem ser bastante úteis quando a intenção é conhecer a sua clientela e gerar um relacionamento e entender melhor as personas do mercado.
Quais são as vantagens para a empresa em implantar a ficha cadastral?
Agora que você já está ciente do que é uma ficha cadastral, para que ela serve e da sua importância, agora está na hora de você saber um pouco mais a respeito das vantagens que ela pode trazer para o seu negócio, veja:
- Conhecer melhor seus clientes: para que a sua estratégia de venda melhore, é necessário que você saiba exatamente qual é o seu público-alvo e para quem você vende.
A ficha cadastral irá te ajudar nessa hora, afinal, ela pode lhe oferecer informações muito importantes sobre os seus clientes, como preferências, o que procura, como e quanto gasta, hábitos, aniversário, datas em que geralmente compram, dados pessoais, etc.
Melhoras para os seus serviços e/ou produtos: Uma das vantagens de ter uma ficha cadastral é conseguir registrar o feedback dos seus clientes a respeito do que a sua empresa oferece. Sabendo utilizar essa função a seu favor, você consegue saber o que os consumidores pensam a respeito do seu serviço/produto, quais são as melhorias necessárias de acordo com a sua clientela e ainda se estão satisfeitos com a forma que estão sendo atendidos.
- Conquistar mais clientes: Quando você utiliza a ficha cadastral da maneira certa, a imagem da sua empresa melhora e com isso vem a satisfação do cliente. Quando o cliente fica muito satisfeito com algum estabelecimento o que ele faz? Indica para outras pessoas, ou seja, mais clientela para o seu negócio.
- Fidelização: Com a ficha cadastral o seu atendimento pode ficar mais personalizado, ou seja, sabendo o interesse do seu cliente, você pode apresentar novos produtos que façam parte do perfil dele e até mesmo oferecer promoções, fazendo com que ele tenha o desejo de comprar mais e mais. Se o produto que você oferece for de uso recorrente, as chances de fidelização são maiores.
Agora que você já sabe o que é uma ficha cadastral e o quanto ela é importante para a sua empresa, se ainda não inseriu essa forma de análise de dados e administração, é preciso começar sua implantação!
Não deixe de ter um método eficaz no seu negócio!
E sua empresa, precisa emitir segundas vias documentais?
