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Home » Artigos » O que é uma ficha cadastral de uma empresa e para que serve?

O que é uma ficha cadastral de uma empresa e para que serve?

As principais etapas para conhecer melhor os seus clientes e gerar melhores estratégias e maximização de resultados.

por Giovanna Galiani
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A ficha cadastral com certeza é uma das etapas mais importantes para a organização administrativa de uma empresa, principalmente quando o assunto são vendas. 

Para uma empresa ser bem vista no mercado, é necessário um conjunto de passos essenciais e um deles é a organização. Não basta a empresa ter ótimos produtos e bons funcionários, se ela não é organizada. Prestar bons serviços e ter um bom marketing que atraia o público, é importante, porém, mais importante que isso é preservar a sua clientela. 

Mas afinal, como faço para manter meus clientes? 

É bem simples, o primeiro passo é criar uma ficha de cadastro, com ela você já começa a conhecer melhor o seu público e assim o relacionamento é cultivado e conquistado.

O que é uma ficha cadastral de uma empresa?

Basicamente, a ficha de cadastro é uma maneira que as empresas possuem de manter as informações dos clientes organizadas, seja ela em um arquivo ou banco de dados, porém não é só dos clientes que é preciso ter esses dados, obter uma ficha de cada funcionário também é muito importante.

A ficha cadastral pode ser realizada virtualmente ou de forma física, geralmente é solicitada e pode ser utilizada em toda empresa, se necessário.

Com a ficha cadastral preenchida tudo fica mais fácil, pois ela pode ser utilizada para realizar contatos telefônicos, enviar correspondências, entrar em contato via e-mail, emitir uma fatura e nota fiscal, entre outros assuntos.

E para que serve uma ficha cadastral?

A ficha cadastral pode ser usada em vários momentos distintos e possui diversas particularidades. Há vários objetivos quando a ficha de cadastro é criada, veja abaixo alguns deles: 

  • Fazer com que o cliente tenha um melhor relacionamento com a empresa;
  • Auxiliar para que a pessoa esteja habilitada para realizar operações que são necessárias para validações, e ações como comprar, contratar ou até mesmo realizar empréstimos;
  • Realizar o registro das informações da clientela para futuras compras, seja de produtos e/ou serviços;
  • Ajudar a comprovar informações;
  • Quando for realizar prospecções futuras, é muito importante ter informações para que possam ser utilizadas na identificação de novos clientes e/ou fornecedores; 
  • Realizar pagamento dos funcionários e verificar informações quando necessário, entre outros.

Por que é importante que uma empresa tenha fichas cadastrais?

Ter o controle dos dados dos clientes é crucial para um bom relacionamento, não importa qual seja o tamanho do seu negócio e em qual nicho você atue, afinal, para que a sua empresa tenha uma boa organização e esteja por dentro do seu público-alvo, essa ferramenta é muito importante. 

O foco da realização desses cadastros é conhecer melhor as pessoas que frequentam o mesmo ambiente que você, possuem o mesmo interesse e até mesmo trabalham neste ramo. A criação de fichas cadastrais também é muito importante para a comunicação e captação. 

Em uma ficha cadastral você consegue obter muitos dados essenciais, principalmente com relação a faixa etária, métodos de comunicação, tipo de gênero, o que compram e consomem em datas comemorativas, entre outros assuntos. Ou seja, por meio desses dados é possível gerar estratégias melhores e ter foco na maximização de resultados. 

Portanto, quando a ficha cadastral é bem elaborada, muito se pode fazer com ela.

Informações essenciais para uma ficha de cadastro

Na hora de montar uma ficha de cadastro, algumas informações são cruciais e não podem ser deixadas de lado em hipótese alguma, são elas:

  • Nome completo;
  • Endereço;
  • CPF;
  • Sexo;
  • Data de nascimento;
  • E-mail e telefone.

As informações acima são apenas as essenciais, mas para que você tenha uma ficha mais completa e que ajude melhor na sua empresa, é preciso que você possua mais dados, adicionando por exemplo a frequência que o cliente compra, histórico de compras, produtos e serviços preferidos, entre outros assuntos, como a profissão e seus hobbies, que também podem ser bastante úteis quando a intenção é conhecer a sua clientela e gerar um relacionamento e entender melhor as personas do mercado.

Quais são as vantagens para a empresa em implantar a ficha cadastral?

Agora que você já está ciente do que é uma ficha cadastral, para que ela serve e da sua importância, agora está na hora de você saber um pouco mais a respeito das vantagens que ela pode trazer para o seu negócio, veja:

  • Conhecer melhor seus clientes: para que a sua estratégia de venda melhore, é necessário que você saiba exatamente qual é o seu público-alvo e para quem você vende.

A ficha cadastral irá te ajudar nessa hora, afinal, ela pode lhe oferecer informações muito importantes sobre os seus clientes, como preferências, o que procura, como e quanto gasta, hábitos, aniversário, datas em que geralmente compram, dados pessoais, etc.

Melhoras para os seus serviços e/ou produtos: Uma das vantagens de ter uma ficha cadastral é conseguir registrar o feedback dos seus clientes a respeito do que a sua empresa oferece. Sabendo utilizar essa função a seu favor, você consegue saber o que os consumidores pensam a respeito do seu serviço/produto, quais são as melhorias necessárias de acordo com a sua clientela e ainda se estão satisfeitos com a forma que estão sendo atendidos.

  • Conquistar mais clientes: Quando você utiliza a ficha cadastral da maneira certa, a imagem da sua empresa melhora e com isso vem a satisfação do cliente. Quando o cliente fica muito satisfeito com algum estabelecimento o que ele faz? Indica para outras pessoas, ou seja, mais clientela para o seu negócio.
  • Fidelização: Com a ficha cadastral o seu atendimento pode ficar mais personalizado, ou seja, sabendo o interesse do seu cliente, você pode apresentar novos produtos que façam parte do perfil dele e até mesmo oferecer promoções, fazendo com que ele tenha o desejo de comprar mais e mais. Se o produto que você oferece for de uso recorrente, as chances de fidelização são maiores.

Agora que você já sabe o que é uma ficha cadastral e o quanto ela é importante para a sua empresa, se ainda não inseriu essa forma de análise de dados e administração, é preciso começar sua implantação!

Não deixe de ter um método eficaz no seu negócio!

E sua empresa, precisa emitir segundas vias documentais?

Tags: documentosFicha CadastralMarketingPersonas
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Giovanna Galiani

Graduação em Marketing Digital pela Universidade Anhembi Morumbi (UAM) em São Paulo. Atuando há mais de 5 anos na área de Comunicação, voltada a canais digitais e gerenciamento de produção de conteúdo e store de aplicativos.

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