Para realizar a solicitação da cópia autenticada basta se dirigir a um tabelionato e pedir que o tabelião realize a cópia autentica do documento. A partir daí será realizada a cópia do documento solicitado e o escrevente atestará, na própria cópia, que ela é idêntica ao original apresentado, com um selo, um carimbo e uma assinatura do tabelionato.
Solicitar cópia autenticada da certidão
Diferença entre cópia comum e autenticada
É importante lembrar que se você possui apenas uma cópia simples, não é possível realizar a autenticação da mesma sem que esteja portando, de forma obrigatória, o documento original, a fim de que se possa realizar a autenticação. Além disso, fica o tabelionato fica impossibilitado realizar a cópia autenticada se o documento tiver: rasuras; adulteração por raspagem, corretivo ou lavagem com solventes; estiver escritos a lápis; possuir espaços em branco; estiver em forma de papel térmico (FAX).
A capital do Distrito Federal, Brasília, conta com uma vantagem a mais no processo que envolve a autenticação de documento. Na capital distrital não é mais obrigatório apresentar cópias autenticadas de documentos, reconhecimento de firmas e cópia de comprovante, desde que os mesmos estejam na base de dados de algum outro órgão governamental. A mudança tem como base o Decreto nº 9.094, que determina a simplificação do atendimento e reduz a quantidade de papéis necessários.
Com as modificações, se um órgão exige, por exemplo, o comprovante da última votação (que já está na base do Tribunal Superior Eleitoral – TSE); uma certidão de quitação de tributos (de responsabilidade da Receita Federal) ou cópia da habilitação para dirigir (sob a direção do Denatran), e a pessoa não possuir no momento, basta que ele realize uma declaração, feita de próprio punho. Neste caso, torna-se responsabilidade da instituição interessada de realizar a busca para que se encontre a cópia autenticada do documento solicitado pela mesma.
Arquivamento em meio digital
Outra opção que traz maior facilidade à vida do cidadão é realizar o arquivamento da cópia autenticada em meio digital. Assim, você extrai do próprio cartório, uma cópia autenticada digital do documento que é válido. Para tanto, basta levar o documento em papel ao cartório e peça ao tabelião que faça a “desmaterialização”. A partir daí basta realizar a autenticação e gravar o documento em uma mídia virgem (de preferência um pen drive). O tabelião estará responsável por escanear o documento e autenticá-lo de forma digital com uma certificação, gravado na mídia solicitada.
Após o procedimento, e já tendo em mãos o documento desmaterializado, basta encaminhar para a Receita Federal, de forma a anexar em processo eletrônico e, desta forma, poderá utilizá-lo em qualquer outro lugar que se faça necessário, desde que seja sempre feito em meio digital.
